クラウド型給与計算システムの仕組みと従来型との違い

社会保険労務士US.officeのクラウドシステム導入支援

社会保険労務士US.officeは、サーバー管理や更新作業に手間がかかる従来型のシステムから、場所を問わず利用できるクラウド型システムへの移行を検討する企業へ向けて、ITツールの導入支援サービスを提供しています。

マネーフォワードクラウド公認メンバーとして、システムの導入支援と社会保険労務士としての専門知識を組み合わせた一体型のサポートを行います。この体制を通じて、アナログな紙ベースの業務からの脱却を図り、日々の給与計算や煩雑な労務手続きのオンライン化を後押しします。

システムの切り替えや実際の運用に不安を感じる企業でも無理なく検討を進められるよう、初回の相談を無料で受け付けています。さらに、1か月の無料お試し期間を設けているため、実際の操作感や業務の進め方をご体験いただける体制を整えています。専門知識を活かした支援を通じて、中小企業や小規模事業者の労務管理にかかる人的負担を減らす環境づくりをサポートいたしますので、お気軽にご相談ください。

クラウド型給与計算システムを活用する基本的な仕組み

クラウド型給与計算システムは、自社内に専用のサーバーを設置せず、インターネット経由でサービス提供会社のサーバー上にあるソフトウェアを利用する構造です。従来のように各PCへシステムをインストールする必要がなく、Webブラウザを通じて直接アクセスする仕組みで動いています。

入力した給与データや従業員情報は、すべてクラウド上に一元管理されます。そのため、担当者はインターネット環境さえあれば、PCやスマートフォンから場所を問わずシステムにログインできます。社内のオフィスはもちろん、外出先や自宅からでも給与計算業務を進められるため、担当者の柔軟な働き方に対応しやすい環境を整えられる点が特徴です。複数の担当者が同時にアクセスし、最新のデータを共有して作業を進められます。

従業員の給与明細もスムーズに発行可能です。給与計算の完了と同時に、各従業員のスマートフォンやPCへ電子明細を配信できます。従業員は自身の端末から専用画面にログインし、毎月の給与や過去の明細をいつでも確認できる状態になります。

これまで紙の明細書を発行する際に発生していた専用紙への印刷作業や、一人ひとりへの封入、手渡しといった手作業を削減できます。ペーパーレス化を推進することは、給与計算にかかる人的負担を減らし、日々の業務の効率化に貢献します。

法改正や税率変更に対するシステムの自動更新対応

給与計算業務では、法改正や社会保険料率の変更に伴う対応が担当者の負担になりがちです。クラウド型システムは、こうした制度の変化への対応能力を備えています。

従来のオンプレミス型とクラウド型システムの違い

給与計算環境の移行を検討する際、PCにインストールして利用する従来型のシステム（オンプレミス型）とクラウド型システムの違いを把握しておくことが大切です。それぞれの運用形態における一般的な特徴を以下の表にまとめました。

従来型のシステムは、自社内に専用のサーバーを設置して独自のネットワーク環境を構築します。そのため、自社特有の複雑なルールに合わせたカスタマイズを加えやすい側面を持っています。一方で、自社でのサーバー管理や法改正に伴うシステムのバージョンアップといった実務作業が定期的に発生します。専任のIT担当者が不在の中小企業にとっては、システムを安全に維持するための労力が継続的にかかる傾向にあります。

対してクラウド型のシステムは、サービス提供元が運用するインフラを利用して稼働する仕組みです。自社で機材を購入する必要がなく、インターネット環境さえあれば初期設定からすぐに利用開始できます。Webブラウザを経由してシステムにアクセスする特性上、会社に出社しなくても自宅や出先から普段通りに作業を進められます。給与計算を担当する従業員のテレワーク実施をはじめ、多様な働き方にも柔軟に対応しやすい運用体制の構築を後押しします。

【Q＆A】クラウド型給与計算システムに関する解説

クラウド型のシステムはどのような仕組みで動いていますか？

インターネット経由でサービス提供会社のサーバーにアクセスして利用する仕組みです。データの保存や電子明細の発行をオンラインで行えるため、場所を問わず利用でき、紙ベースの業務を減らせます。

社会保険料率が変わった際の更新作業は必要ですか？

自社での手動更新作業は不要です。クラウド型システムは提供元が法改正に合わせて自動でアップデートを行うため、手作業による更新漏れを防げます。最新の法令に対応した状態で給与計算を進められます。

従来型のインストール型システムとの主な違いは何ですか？

サーバーの設置や手動による保守管理の有無です。従来型はサーバーの設置や手動での保守管理が必要ですが、クラウド型はインターネット環境があれば場所を問わず利用でき、保守の手間がかからない違いがあります。