クラウド型勤怠管理システムの機能や特徴は？自社に合う選び方

多彩な打刻方法とデータの一元管理

スマートフォンやPCを利用した出退勤の打刻をはじめ、残業や有給休暇の電子申請と承認ルートの設定など、各種の勤怠データがクラウド上で一元化される仕組みを持っています。従業員が入力した勤怠データは即座にシステムへ反映される機能があります。紙の申請書を作成して回覧する手間が省けるため、リアルタイムの承認状況や毎月の残業時間の推移も画面上で確認できます。

集計作業の負担軽減とペーパーレス化

クラウド型の特徴は、日々の打刻データが自動的かつリアルタイムで集計される点にあります。月末月初における手作業での労働時間集計や、給与計算ソフトへの入力作業の手間を省くことにつながります。手計算による間違いや入力漏れといった人的ミスを防ぐ体制を整えられます。また、タイムカードや紙の申請書を保管する場所も不要になるため、ペーパーレス化を通じた業務効率化を推進できます。

テレワークや直行直帰での打刻管理

オフィス外で業務を行う場合でも、スマートフォンやPCからオンラインで出退勤を打刻できます。GPS機能を活用した位置情報の記録に対応しているシステムが多く、外出先や自宅での始業と終業の時間を適切に把握できます。営業職の直行直帰やテレワークなど、管理者の目が行き届かない環境であっても、勤務状況をリアルタイムで可視化できます。打刻忘れの防止につながり、労務管理の負担を減らします。

複雑なシフトや特殊な勤務形態への対応

店舗での早番や遅番といった複雑なシフト管理も、システム上で処理できます。

• 早番や遅番などのシフトパターン設定
• 変形労働時間制に基づく労働時間の集計
• 複数拠点における出退勤データの確認

従業員の勤務形態に合わせて計算ルールをあらかじめ設定しておくことで、毎月の集計作業の手間を省けます。また、複数の拠点を持つ企業でも、各拠点における従業員の出退勤状況を本部から即座に確認できます。クラウド上でデータが一元管理されるため、離れた場所にいても労働状況を漏れなく把握できる仕組みが整っています。

給与計算システムとのデータ連携

現在利用中もしくは導入予定の給与計算システムと、スムーズにデータ連携できるかどうかが重要です。勤怠データと給与計算がシームレスに連動すれば、毎月の集計や手入力の手間が省け、ミスの防止につながります。システム間でデータ出力や取り込みの互換性があるか、事前の確認が求められます。

就業規則や計算ルールへの対応

自社の就業規則や手当の計算ルールに対応できるカスタマイズ性も、欠かせない比較基準の一つです。会社ごとの残業代の割増率や、遅刻・早退時の控除ルール、特殊な手当の支給条件などをシステム上で細かく設定できるかを確認します。自社の運用に合わないシステムを選ぶと手作業での修正が発生し、効率化の妨げになります。

導入から運用定着までのサポート体制

ITツールの運用に不慣れな場合は、導入時の初期設定や運用定着までのサポート体制が整っているかも重要な要素です。導入直後は細かな設定項目の多さや、従業員への操作説明など社内で解決すべき課題が発生します。設定代行や運用ルールの構築支援といったサポートが充実しているシステムを選ぶことで、スムーズな定着が期待できます。

勤怠管理システム導入もサポートする社会保険労務士US.office

社会保険労務士US.officeでは、マネーフォワードクラウド公認メンバーとして、給与計算システムとの連携設定から就業規則に合わせた運用ルールの構築、導入後の定着支援まで一貫してサポートが可能です。

サービス内容や料金プランの詳細は、以下よりご確認ください。