勤怠システム検討で失敗しない選び方と導入成功のポイント

初期費用の内訳確認

勤怠システムの導入には、システム利用料以外にもさまざまな初期費用が発生します。クラウド型システムでは初期費用が無料の場合も多いものの、実際には設定作業費用やデータ移行費用が別途請求されるケースがあります。検討時には、システム導入支援費や既存データの移行作業費、初期設定費用、従業員向け操作研修費などの項目を明確に確認してもらいましょう。これらの費用は提供元によって大きく異なるため、詳細な内訳を確認すれば後から予想外の費用が発生する事態を防げます。

月額料金体系の比較

勤怠システムの月額料金体系は提供元によって大きく異なります。従業員一人当たりの単価制、基本料金プラス従業員数による従量制、機能別の料金設定などさまざまです。従業員数が少ない企業では一人当たり単価制が有利な場合が多く、従業員数の変動が激しい企業では従量制の方が効率的といえます。必要な機能によっても最適な料金体系は変わるため、自社の従業員規模と利用したい機能を明確にしたうえで料金体系を慎重に検討しましょう。

隠れたコストの確認

見積書に記載されていない隠れたコストにも注意が必要です。システムのバージョンアップ費用や追加機能の利用料、サポート費用、打刻機器の購入費用、通信費などが後から発生する可能性があります。とくに既存の給与計算システムとの連携機能や、カスタマイズが必要な場合の追加開発費用については事前に確認しておきましょう。長期的な運用を考えると、これらの費用も含めた総合的なコストで判断すれば真のコストパフォーマンスを見極められます。無料トライアル期間の有無や契約期間の縛りについてもあわせて確認し、導入後の運用がスムーズに行えるかを検討しましょう。

基本的な打刻機能の確認

勤怠システムの核となる打刻機能では、多様な打刻方法への対応が欠かせません。パソコンやスマートフォンでのWeb打刻、ICカードを使用した打刻、指紋認証や顔認証による生体認証打刻など、従業員の働き方に応じて選択できる打刻方法が用意されているかを確認しましょう。

勤怠データ集計と分析機能

勤怠データの自動集計機能は人事担当者の業務負担を大幅に軽減します。労働時間、残業時間、有給取得状況などが自動的に集計され、法定労働時間の超過アラートや有給取得促進通知などの機能があると労務管理の適正化に役立ちます。

申請承認ワークフロー機能

有給休暇の申請、残業申請、遅刻早退の届出などを電子化できる申請承認ワークフロー機能は業務効率化に大きく貢献します。従業員がシステム上で各種申請を行い、管理者が承認処理を実施できれば紙ベースの手続きが不要となり、承認状況の確認も容易になるでしょう。

システム連携とカスタマイズ機能

既存の給与計算システムや人事管理システムとの連携機能はデータの二重入力を防ぎ、業務効率を向上させます。就業規則や勤務形態にあわせてシステム設定をカスタマイズできる機能も重要です。フレックスタイム制、変形労働時間制、シフト勤務などの多様な働き方に対応できる柔軟性があるかを確認すれば、長期的な運用における満足度を高められます。

従業員側の操作性確認

勤怠システムは従業員全員が毎日使用するツールであるため、従業員側の操作性を最優先に考えましょう。打刻画面がシンプルでわかりやすく、出勤と退勤のボタンが明確に区別されているか、スマートフォンからの操作が快適に行えるかを確認します。有給申請や残業申請などの手続きが複雑すぎないか、申請状況を簡単に確認できるかもポイントです。幅広い年齢層の従業員やITに不慣れな従業員でも迷わずに操作できる直感的なデザインであることが、システム定着の鍵となります。

管理者向け機能の使い勝手

管理者が日常的に使用する機能についても、操作性の確認は欠かせません。勤怠データの確認や修正作業が簡単に行えるか、従業員の勤務状況を一覧で把握できるか、各種申請の承認処理がスムーズに実行できるかを検証しましょう。

データ検索と絞り込み機能

大量の勤怠データの中から特定の情報を素早く見つけられる検索機能や、期間指定、部署別、従業員別などの絞り込み機能が充実していれば管理業務の効率が大幅に向上します。

エラー検知と修正機能

打刻漏れや異常な勤務時間を自動的に検知し、管理者に通知する機能があれば問題の早期発見と対処が実現します。

システム導入時のサポート体制

使いやすさを評価する際には、導入時のサポート体制も欠かせない判断材料です。初期設定の支援、従業員への操作研修、運用開始後のサポート対応などが充実しているシステムを選べば、スムーズな導入と定着を実現できます。電話サポートやチャットサポート、訪問サポートなどの複数のサポート方法が用意されているかを確認し、自社の状況に適したサポートを受けられるかを検討しましょう。